Puuttuvat tositteet kuriin: 5 käytännön tapaa vähentää muistuttelua

Puuttuvien tositteiden perässä juokseminen on yksi kirjanpidon suurimmista aikasyöpöistä. Usein ongelma ei ole “asiakas ei välitä”, vaan prosessi: pyyntö tulee liian myöhään, ohjeistus on epäselvä, ja muistuttelu jää yksittäisten henkilöiden varaan.

1) Pyydä heti, kun puute syntyy

Mitä lähempänä tapahtumaa pyyntö tulee, sitä todennäköisemmin asiakas toimittaa tositteen nopeasti. Kuukauden lopussa pyydetty kuitti on jo ehtinyt kadota, ja kynnys selvittää asiaa kasvaa.

2) Tee pyynnöstä “yksi klikkaus”

Jos asiakkaan täytyy kirjautua järjestelmään, etsiä oikea kohta ja miettiä mihin kuitti kuuluu, toimitus hidastuu. Paras pyyntö kertoo:

• mikä puuttuu
• mihin se liittyy
• miten sen voi toimittaa (mielellään yhdellä tavalla)

Hyvä muistisääntö: asiakkaan pitäisi pystyä toimittamaan aineisto alle 30 sekunnissa.

3) Vakioi muistutusten rytmi

Muistutukset kannattaa lähettää ennakoitavasti. Esimerkiksi 2 päivää pyynnöstä, sitten 5 päivää, ja lopuksi “viimeinen muistutus”. Kun rytmi on sama, myös asiakkaat oppivat sen.

4) Näkyvyys molemmille osapuolille

Kun asiakas näkee tilanteen (mikä on auki, mikä toimitettu), se vähentää sähköpostiketjuja. Kirjanpitäjälle tämä tarkoittaa vähemmän “onko tämä tullut?” -tarkistuksia.

5) Toimita aineisto suoraan oikeaan paikkaan

Jos liitteet päätyvät ensin sähköpostiin ja vasta sitten järjestelmään, työ tehdään kahdesti. Prosessin paras versio vie materiaalin suoraan kirjanpitojärjestelmään oikeilla metatiedoilla ja selkeällä audit traililla.

Yhteenveto

Kun pyyntö tehdään ajoissa, ohjeistus on selkeä ja toimitus helppoa, puuttuvat tositteet vähenevät nopeasti. Jos haluat nähdä käytännössä, miltä automatisoitu materiaalipyyntö näyttää Netvisor-ympäristössä, varaa demo.

Ota yhteyttä – katsotaan teidän prosessi ja arvioidaan säästöt.